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효율적 시간 관리로 몰입 극대화하기
기사입력: 15-04-07 18:16   조회2699  
한 조사 결과에 따르면 직장인은 하루 평균 메일 확인 및 정리에
2시간 이상, 회의 참석에 3시간 이상, 보고서 작성에 5시간
이상을 쓰는 것으로 나타났다. 그 결과 한국은 OECD 국가 중 노동 시간은
가장 길고, 생산성은 최하위권이다. 효율성을 높이는 시간 운영에 대해 알아본다.

스티븐 코비는 <성공하는 사람들의 7가지 습관>에서 시간에는 2종류가 있다고 말했다. 그리스어로 '크로노스'와 '카이로스'다. '크로노스'는 우리가 잘 알고 있는 기계적이고 물리적인 시간이며 누구에게나 똑같이 흘러간다. '카이로스'는 논리적이고 특별한 의미가 있는 시간으로 사람마다 다게 느낀다.

아인슈타인은 이것을 다음과 같이 설명했다. "아름다운 여자의 마음에 들려고 노력할 때는 1시간이 마치 1초처럼 흘러간다. 그러나 뜨거운 난로 위에 앉았을 때는 1초가 마치 1시간처럼 느껴진다. 그것이 바로 시간의 상대성이다." 어떻게 하면 시간을 효율적으로 사용할 수 있을까? 우선순위를 정해 중요한 일부터 해야 한다.


긴급하지도 중요하지도 않은 일은 가능한 한 빨리 해결해라

시간은 '긴급도'와 '중요도'에 따라 나눌 수 있다. 투바이투(2×2) 매트릭스로 그리면, 사분면 4개 중 가로축 위에 역점을 두어야 한다. 특히 2사분면의 비중을 늘리고 여기에 힘을 쏟아야 한다. 1사 분면은 '중요하고 긴급한' 일이라 당연히 시간을 투자하지만, 2사분면은 '중요하지만 긴급하지않은 일'이기 때문에 소홀히 하기 쉽다. 하지만 2사분면에 더 역점을 둬야 지속적인 성장이 가능하다. 1사분면의 초점이 현재에 맞춰져 있다면 2사분면 대부분은 미래를 준비하는 일이기 때문이다. 예를 들어, 당신이 경찰이라면 당장은 '범인 체포(1사분면)'가 중요해 보여도 장기적으로보면 '범죄 예방(2사분면)'이 더 효과가 크고, 결국 범인 체포에도 긍정적 영향을 미친다.

시간을 잘 관리해 성공하는 개인, 성공하는 조직이 되는 방법은 4, 3, 1사분면에 쏟는 시간을 줄여 남는 시간을 2사분면에 투자하는 것이다. 우선 자신이 하는 일을 전부 나열한 뒤 매트릭스의 긴급도와 중요도 항목에 맞게 배열하자. 그런 다음 4사분면에 있는 '긴급하지도 중요하지도않은' 일부터 없애라.

다음으로 3사분면에 투자하는 시간 역시 줄여 2사분면으로 옮겨야 한다. 성공하는 조직과 달리 평범한 조직은 3사분면에 많은 시간을 낭비하고 있다. 왜 이런 현상이 발생할까? 최근 '긴급성 중독'을 경계하는 소리가 높아지고 있다. '긴급성 중독'이란 위기 상황을 자극제로 삼아 일을 처리할 때의 흥분과 생동감에 익숙해지고 심지어 의존하는 증상을 말한다. 긴급성 중독에 빠지면 일의 방향성과 중요도를 판단하지 않고 서두르기만 하다 보니 오히려 낭패를 볼 때가 있다.

3사분면의 시간을 줄이려면 리더부터 자신이 긴급성 중독에 빠진 건 아닌지 반성할 필요가 있다. 일일 회의 주재나 보고서 검토 같은 일이 꼭 자신이 해야 할 일인지 자문해보라. 직원들의 동정을 살핀다는 이유로, 또는 정보 수집을 핑계로 회의를 소집하거나 주제도 없는 보고서 작성을 지시하고 있지는 않은지 생각해보라. 이런 쓸모없는 일에 투자하는 시간이 있다면 과감히 없애고 남은시간은 더 중요한 일에 집중하라. 물론 직원에게도 업무에 집중할 시간을 배려해줘야 한다.


중요한 일에 투자해야 지속적으로 성장한다

1사분면도 조정이 필요하다. 중요도와 긴급도가 모두 높은 1사분면에 많은 일이 몰려 있으면 스트레스 때문에 오히려 일의 효율이 저하된다. 1사분면에는 정말 급히 처리해야 할 중요한 일만남겨둬야 한다. 그래야 일에 몰입해 급히 처리할 수 있고, 그럴 때 성취감도 커진다. 방법은 현재1사분면에 있는 일들의 중요도와 긴급도를 엄밀하게 판단해 중요하지 않은 일은 3사분면으로,긴급하지 않은 일은 2사분면으로 옮겨놓으면 된다.

마지막으로 2사분면은 긴급하지 않기 때문에 소홀하거나 간과하기 쉽다. 스스로 데드라인을정해 미리 챙기는 습관을 길러야 한다. 예를 들어, 매주 월요일에는 소중한 가족이나 지인에게 이메일을 보내고, 주말 4시간은 자기 계발을 하는 등 의도적으로 시간 계획을 잡아 실천하자.

지금까지 살펴본 시간 운영 방법은 개인은 물론 팀이나 회사 차원에서도 활용할 수 있다. 가치있는 인생을 살고 싶다면 주어진 시간을 자신의 뜻대로 효율적으로 운영하는 것부터 시작하자.


* 이 기사는  2015년 3,4월 우리함께-삼양사 사보에도 게재됐습니다.


한호택 세계경영연구원(IGM) 교수
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